Firmenwagen – Ist ein Firmenfahrzeug für den Arbeitnehmer vorteilhaft?

Die private Nutzung eines Firmenwagens gehört zu den typischen, niemals endenden, steuerlichen Streitthemen. Für den Arbeitnehmer stellt sich hierbei die Frage, ob die Nutzung eines Firmenwagens ihm tatsächlich wirtschaftliche Vorteile bietet und wie hoch, oder besser, wie präzise die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils erfolgt. Die Kernfrage lautet „Lohnt sich für einen Arbeitnehmer die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke?“

Grundsätzlich bietet in aller Regel die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke für den Arbeitnehmer erhebliche Vorteile. Der Arbeitnehmer braucht sich um die Geldmittel für die Fahrzeuganschaffung, um die Bonität für einen Leasingvertrag, um die laufenden Versicherung und Unterhaltskosten des Fahrzeuges und etwaiger überraschender Reparaturen nicht zu sorgen oder hierfür eigene Geldmittel/Ersparnisse zu verwenden.

Je nach Größe des Arbeitgeberbetriebes kommt er darüber hinaus eventuell noch in den Genuss von Rabatten oder einer ADAC Mitgliedschaft und einer Kfz Rechtsschutzversicherung. Soweit der Arbeitgeber alle Kosten des Fahrzeuges trägt, ist dies für den Arbeitnehmer ein attraktives Angebot und wertet seinen Arbeitsplatz und seinen gesellschaftlichen Status unter Umständen auf. Zu den Einkünften eines Arbeitnehmers gehören grundsätzlich alle Leistungen, Bezüge und Vorteile, die er im Rahmen seiner Beschäftigung vom Arbeitgeber erhält (§ 19 Abs. 1 S.1 EStG). Es spielt damit keine Rolle, ob der vereinbarte Lohn in Geld, der Überlassung von Wohnraum, der Verköstigung oder auch der Nutzungsüberlassung eines Firmenwagens für private Zwecke besteht. Entsprechend ist damit die private Nutzungsüberlassung eines Firmenwagens beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn zu besteuern und unterliegt auch der Sozialversicherungspflicht. Dies ist logisch, denn bei Anschaffung eines Privatfahrzeuges hätte der Arbeitnehmer auch Mittel aus bereits versteuertem Arbeitslohn verwenden müssen. Häufiger Streitpunkt ist die Höhe der Besteuerung der Privatnutzung. Der Gesetzgeber lässt hier zwei verschiedene Methoden zu. Zum einen den exakten Kosten und Verwendungsnachweis nach der Fahrtenbuchmethode und zum anderen die pauschalierte Besteuerung nach der sogenannten 1%-Regelung.

Starten wir bei unseren Betrachtungen mit der am häufigsten verwendeten 1%-Prozent Regelung zur Besteuerung der privaten Nutzungsanteile: Hier werden 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges (zuzüglich Listenpreise der Sonderausstattung)  monatlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterworfen. Zusätzlich erfolgt eine Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Berechnungsbeispiel: 

Bruttogehalt ohne Kfz-Nutzung:  

2.800,00 €

2.800,00 €

Anschaffungskosten des Fahrzeuges:

25.000,00 €

   
1% vom Anschaffungspreis:

250,00 €

250,00 €

 
     
Entfernung zur Arbeitsstätte in KM

30

   
Formel: 0,03% vom Fahrzeugpreis X KM

225,00 €

225,00 €

 
Summe Kfz-Nutzung, brutto:

475,00 €

   
Brutto für Steuer und Sozialversicherung:  

3.275,00 €

2.800,00 €

     
Lohnsteuer, Steuerklasse IV  

-638,41 €

-485,91 €

Solidaritätszuschlag  

-35,11 €

-26,72 €

Arbeitnehmeranteil Rentenversicherung  

-325,86 €

-278,60 €

Arbeitnehmeranteil Arbeitslosenvers.  

-54,04 €

-46,20 €

Arbeitnehmeranteil Krankenversicherung  

-273,47 €

-233,80 €

Arbeitnehmeranteil Pflegeversicherung  

-36,03 €

-30,80 €

Abzug für Pkw-Nutzung  

-475,00 €

0,00 €

verbleibendes Nettoeinkommen:  

1.437,08 €

1.697,97 €

Netto Eigenaufwand für das Fahrzeug:  

260,89 €

 

Mit dem hier im Beispiel ermittelten Nettoeigenaufwand von 260,89 Euro sind alle Fahrzeugkosten, auch unerwartete Motorschäden und i.d.R. auch Unfallschäden, abgedeckt. Soweit eine uneingeschränkte Privatnutzung möglich ist, ist die Nutzung eines Firmenwagens damit in der überwiegenden Anzahl von Fällen günstiger als die Nutzung eines Privatwagens.

Grundsätzlich sind mit Anwendung der 1%-Regelung alle Aufwendungen für Privatfahrten abgegolten. Wird das Fahrzeug auch noch für andere Arbeitnehmer- oder Vermietungseinkünfte verwendet, so sind diese Fahrten nicht zusätzlich als Privatentnahme zu erfassen auch wenn sie bei den anderen Einkünften zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dieses Verfahren wurde durch das Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen vom 27.09.2005, Az. 3 K 717/04 bestätigt.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Von dieser Regelung unberührt sind jedoch die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese werden neben den Privatfahrten steuerlich als Privatentnahme erfasst. Die Besteuerung erfolgt durch einen monatlichen Zuschlag in Höhe von 0,03 % des Fahrzeuglistenpreises multipliziert mit der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Anspruch nehmen (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Alternativ, kann dies der Arbeitgeber bereits berücksichtigen und den geldwerten Vorteil für die Nutzung des Fahrzeuges für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal versteuern. Dies ist für den Arbeitnehmer im Rahmen der 1%-Regelung die günstigste Variante.

Wichtig: Wird das Fahrzeug weniger als fünf Tage in der Woche  (max. 180 Tage im Jahr) für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, kann der Arbeitnehmer auch eine alternative Berechnungsmethode an Hand der tatsächlich nachgewiesenen Fahrten wählen. Dies spart u.U. Sozialversicherung + Lohnsteuer und ist vor allem bei Außendienstmitarbeitern, die oft von ihrem Wohnort direkt zum Kunden fahren, von Vorteil.

Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung: Für Fahrten zwischen der privaten Wohnung und dem 2. Wohnsitz (doppelten Haushalt) an der entfernt liegenden Tätigkeitsstätte, sind vom Arbeitgeber gemäß § 8 EStG 0,002 % des Fahrzeuglistenpreises als geldwerter Vorteil gemäß § 8 Abs. 2, Satz 5 zu besteuern. Erfolgt dies nicht, steht dem Arbeitnehmer kein Werbungskostenabzug für die Familienheimfahrten zu, da er keine Aufwendungen selbst getragen hat (§ 9 Abs. 5 Satz 8) / (BFH 28.2.2013, VI R 33/11)

Beispiel: 0,03 % – Standardlösung
Fahrzeuglistenpreis: 34.500,00  €
0,03 % für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: 10,35 €
 x 25  km einfach Entfernung zum Arbeitsplatz: 258,75 €
Hinzurechnung je Monat zum Arbeitslohn: 258,75 €
Abzüge für Steuer und Sozialversicherung 50 % 129,38 €
Abzüge im Kalenderjahr: 1.552,50 €
Beispiel: Einzelnachweis – Lösung (bei 2 Fahrten je Woche)
Fahrzeuglistenpreis: 34.500,00 €
0,002% je tatsächlicher Fahrt 0,69 €
 x 25km einfach Entfernung zum Arbeitsplatz: 17,25 €
Anzahl Fahrten im Jahr lt. Datumliste:  = 96 Fahrten 1.656,00 €
Hinzurechnung im Kalenderjahr zum Arbeitslohn: 1.656,00 €
Abzüge im Jahr für Steuer und Sozialversicherung 50% 828,00 €
Ersparnis im Beispielfall im Kalenderjahr: 724,50 €

Hinweis für Park-and-Ride-Fälle: Die Abstellung der Zuschlagsberechnung auf die kürzere Strecke bis zum Bahnhof, kann nur erfolgen, soweit der Nachweis (Bahnticket etc.) erbracht wird, dass für die restliche Fahrtstrecke zum Arbeitsplatz ein anderes Verkehrsmittel genutzt wurde (BFH 04.04.2008/IV R 68/05 – BStBl II S. 890)

Auch die Benzinquittungen für die Urlaubsreisen des Nutzers von Dienstfahrzeugen können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn der private Nutzungsanteil pauschal im Rahmen der 1%-Regelung besteuert wird. Dies gilt jedoch nicht für anfallende Autobahn- oder Mautgebühren. Diese werden durch die 1%-Regelung nicht erfasst und können damit nur als Betriebsausgaben verbucht werden, soweit sie anlässlich von Dienstfahrten anfallen.  

Fortführung des Berechnungsbeispiels:

Tatsächliche Fahrzeugkosten:      
Abschreibung 1/6 je Kalenderjahr

4.166,67 €

   
Versicherung / Steuern

700,00 €

   
Benzin bei 30000KM / 8 Ltr. Verbr. / 100km

3.600,00 €

30.000

1,50 €

Wartung / Inspektion / Reparaturen

700,00 €

   
Summe Fahrzeugkosten p.a.:

9.166,67 €

   
je Monat:

763,89 €

   
je KM

0,31 €

   
     
Private Fahrkilometer p.a.:

20.000

15.000

10.000

Kosten im Jahr

6.111,11 €

4.583,33 €

3.055,56 €

Kosten je Monat

509,26 €

381,94 €

254,63 €

Eigenaufwand bei Firmenfahrzeug:

260,89 €

260,89 €

260,89 €

Ersparnis:

248,37 €

121,05 €

-6,26 €

Auch bei geringerer Privatnutzung von 10.000 km und weniger im Jahr, kann die Nutzung eines Firmenwagens günstiger sein. Letztlich steigen die Kosten je Kilometer bei einer geringeren Pkw-Nutzung. Die jährliche Abschreibung, die Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung und die Jahresinspektion müssen auf eine geringere Anzahl von Kilometern verteilt werden. Insoweit steigt auch der Eigenaufwand je Kilometer. 

In der Praxis ergeben sich jedoch eine ganze Reihe weiterer Problemfelder:

Starten wir mit dem Thema „Zeiten der Nichtnutzung des Firmenwagens“ im Rahmen der pauschalierten 1%-Prozent Regelung. Führerscheinentzug, Krankheit, Beschädigung des Fahrzeuges und andere Umstände können dazu führen dass das Fahrzeug, das einem zur Privatnutzung zur Verfügung steht, tatsächlich nicht genutzt werden kann. In der Praxis ist hier oft streitig, ob die 1%-Prozent Regelung über den Zeitraum; in dem nachweislich das Fahrzeug nicht genutzt werden konnte; anzuwenden ist.

Wichtig ist, dass hier genaue Aufzeichnungen und Dokumente als belegmäßigen Nachweis geführt werden. Auch sollte der Arbeitgeber sofort unterrichtet werden, damit dieser im Rahmen seiner Lohnabrechnung die entsprechenden Konsequenzen zieht. Im Falle einer Beschädigung des Fahrzeuges dürfte der Nachweis kein Problem sein. Das gleiche gilt bei einem richterlichen Fahrverbot. Im Krankheitsfall muss die Fahruntauglichkeit anhand ärztlicher Unterlagen belegt werden. Grundsätzlich hat die Rechtsprechung bereits mehrfach bestätigt, dass im Falle einer nachgewiesenen unmöglichen Nutzung des Fahrzeuges, auch die Anwendung der 1%-Regelung entfällt (BFH 21.3.2013 VI R 26/10). Dies wurde auch in einem aktuellen Urteil des FG Düsseldorf vom 24.1.2017 (Az. 10 K 1932/16) bestätigt.

In der Praxis kommt es häufig auch zur Berechnung eines Nutzungsentgeltes für die private Nutzung des Fahrzeuges durch den Arbeitgeber. Das Nutzungsentgelt kann in einem Pauschalbetrag oder auch in einem Betrag je privaten Fahrtkilometer bestehen. Das monatliche Nutzungsentgelt ist dem vom Arbeitgeber in der Lohnabrechnung berechneten geldwerten Vorteil gegenzurechnen. Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert nach der 1%-Regelung, wird der übersteigende Betrag weder als Lohnkürzung noch als Werbungskosten berücksichtigt.

Tipp: Wird das Fahrzeug überwiegend privat genutzt und liegen die tatsächlichen privat veranlassten Fahrzeugkosten über den Nutzungsentgelt nach der 1%-Regelung, stellt diese Gestaltungsvariante bereits einen erheblichen finanziellen Vorteil für den Arbeitnehmer da. Es werden hierdurch Steuer- und Sozialversicherungsbeträge in Höhe von ca. 5 % des finanziellen Vorteils gespart. Ein echter Gestaltungstipp zum Themenkomplex „Mehr Netto vom Brutto“ für Arbeitnehmer durch eine sogenannte Barlohnumwandlung.

Eine weitere Problematik ergibt sich aus Zuzahlungen zum Fahrzeugpreis durch den Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer möchte gern ein besser ausgestattetes Fahrzeug oder einen höherwertigen Fahrzeugtyp und ist bereit Differenzbetrag zu der Vorgabe des Arbeitgebers aus eigenen, bereits versteuerten Mitteln, selbst zu bezahlen. In diesem Fall ist der Zuzahlungsbetrag auf den vom Arbeitgeber berechneten monatlichen geldwerten Vorteil so lange aufzurechnen bis dieser verbraucht ist. Dies kann auch über den Jahreswechsel hinausgehen. Der Arbeitgeber muss im Rahmen der 1%-Regelung jedoch immer den Bruttolistenpreis des Fahrzeuges als Bemessungsgrundlage berücksichtigen und darf damit den Eigenanteil des Arbeitnehmers hiervon nicht abziehen. Der Bundesfinanzhof hat in seinem Urteil vom 18.10.2007 (VI R 59/06) auch eine gleichmäßige Verteilung des Zuzahlungsbetrages als Werbungskosten zugelassen. Dieses Urteil wird jedoch von der Finanzverwaltung nicht angewendet (BMF-Schreiben vom 6.2.2009; IV C 5 – S 2334/08/10003).

Ein weiteres Problemfeld ergibt sich, wenn der Arbeitgeber die Übernahme der laufenden Fahrzeugkosten beschränkt hat und beispielsweise die Benzinkosten für die Wochenend- und Urlaubs Privatfahrten nicht oder nur teilweise übernimmt. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer alle Belege für die Eigenaufwendungen sammelt und dokumentiert. Hierzu hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 30.11.2016 (VI R 49/14) eine richtungsweisende Entscheidung getroffen. Demnach mindern Zuzahlungen des Arbeitnehmers für nutzungsabhängige Aufwendungen wie Benzin den nach der 1%-Regelung ermittelten geldwerten Vorteil. Damit widerspricht der Bundesfinanzhof der bisherigen Auffassung des Bundesfinanzministeriums (BMF Schreiben vom 19.4.2013 / IV C 5 – S 2334/11/10004). Die Minderung ist jedoch maximal auf die Höhe des berechneten geldwerten Vorteils begrenzt. Was bedeutet dies für den Arbeitnehmer in der Praxis? Die Belege, der von ihm selbst getragenen Fahrzeugkosten sind von ihm sorgfältig aufzubewahren und die Summe seines Eigenanteils von ihm zu ermitteln. Darüber hinaus ist aus dem Arbeitsvertrag oder PKW Nutzungsüberlassungsvertrag zu belegen, dass der Arbeitgeber diese Kosten nicht übernimmt bzw. übernommen hat. Anhand seiner Lohnabrechnungen kann der Arbeitnehmer nachweisen, wie hoch der geldwerte Vorteil im Jahr berechnet wurde. Von dieser Summe kann er seine eigenen Belastungen wie beschrieben abziehen. Dies geschieht im Rahmen der Einkommensteuererklärung, soweit der Arbeitgeber dies nicht im Rahmen der Lohnabrechnung berücksichtigen kann.

Wichtig: Vorteilhafter ist eine Korrektur seitens des Arbeitgebers. Im Rahmen der Einkommensteuerklärung kann nämlich nur der Lohnsteuerabzug berichtigt werden, aber nicht die zu viel einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge. Hierüber sollten die Arbeitnehmer frühzeitig mit ihrem Arbeitgeber sprechen und gegebenenfalls ihre eigenen Aufwandsbelege monatlich dem Arbeitgeber vorlegen.

Die Fahrtenbuchmethode
Betrachten wir nun die exakte Besteuerung nach dem Kosten- und Verwendungsnachweis. Die Fahrzeugkosten lassen sich bei entsprechender Buchführung exakt ermitteln. Bei Kauf des Fahrzeuges wird der Anschaffungspreis über die voraussichtliche wirtschaftliche Nutzungsdauer des Fahrzeuges gleichmäßig verteilt. Die Nutzungsdauer hängt natürlich von der jährlichen Gesamtkilometerleistung ab. Bei einem Fahrzeug mit einem Anschaffungspreis von 32.000 € und einer Nutzungsdauer von acht Jahren beträgt demgemäß die jährliche Abschreibung 4.000 €. Bei einem geleasten/gemieteten Fahrzeug treten an die Stelle der Abschreibung die monatlichen Leasingraten. Die Kosten für die Kfz-Versicherung, die Kfz-Steuer, die laufenden Benzinausgaben, die Reparatur und Wartungskosten, können auf einem fahrzeugspezifischen Konto in der Buchhaltung des Arbeitgebers über das Jahr genau aufgezeichnet werden.

Nehmen wir als Fallbeispiel ein Fahrzeug eines Außendienstmitarbeiters mit einem Anschaffungspreis von 32.000 €, jährlichen Kosten von Versicherung, Steuern und Instandhaltung von 1.800 €, Benzinaufwendungen von 3.000 € und einer jährlichen Kilometerleistung von 20.000 km an. Die Gesamtkosten des Fahrzeuges im Kalenderjahr betragen damit (4.000 € + 1.800 € + 3.000 €) 8.800 €. Dies ergibt einen Kostensatz je gefahrenen Kilometer von 0,44 €. Der Verwendungsnachweis kann nur mit der Fahrtenbuchmethode erfolgen. Dies bedeutet, der Fahrzeugführer, zeichnet die jeweilige Fahrtstrecke (je Fahrt), das Datum, die Uhrzeit, das Fahrziel auf und gibt bei geschäftlichen Fahrten noch den Namen des Geschäftspartners und den Zweck der Fahrt an. Die Geschäftsfahrten, die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erster Tätigkeitsstätte), sind getrennt voneinander im Fahrtenbuch aufzuzeichnen. Die Finanzverwaltung stellt hierbei an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs hohe Anforderungen und verwirft bei offenbaren Unrichtigkeiten das Fahrtenbuch. Häufig stellt sich im Rahmen einer Überprüfung heraus, dass die Daten auf den Tankbelegen mit den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch nicht übereinstimmen oder insgesamt die Einträge zu nicht plausiblen Rechenergebnissen führen (Benzinverbrauch etc.).

Die bessere Lösung ist, die Installation eines manipulationssicheren elektronischen Fahrtenbuchs im Fahrzeug. Vom Fahrzeug und dem GPS-Empfänger werden das Datum, die Fahrzeiten und die Fahrziele exakt festgehalten. Der Fahrzeugführer kann – dann via PC oder seinem Handy – die zu ergänzenden Daten wie die des Geschäftspartners/Fahrtzwecks etc. erfassen oder gleich die Fahrt als Privatfahrt ohne weitere Angaben deklarieren. Aus der Auswertung des jährlichen Fahrtenbuches ist dann exakt zu erkennen wie hoch der private Nutzungsanteil ist. Ergibt sich im Beispielfall, dass von den 20.000 Fahrkilometern, 7.000 Fahrtkilometer reinen Privatfahrten zuzuordnen sind, so ist die private PKW Nutzung im Beispielfall mit 7.000 km x 0,44 € = 3.080 € zu besteuern. Ein Fahrtenbuch kann man ihm Bürofachhandel erwerben. Über ein elektronisches Fahrtenbuch (Beispiel: VIMCAR) kann man sich im Internet informieren.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass die private Nutzung eines Firmenwagens in der Regel vorteilhafter ist, allerdings bei der Besteuerung des privaten Nutzungsanteils eine Reihe von Fallstricken zu beachten sind.

Autor: Dieter P. Gonze, StB

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